Formalités administratives colonie de vacances | Club Aladin

Tests d’aisance aquatique, papiers d’identité, CEAM, autorisations… Toutes les formalités administratives pour la colonie de vacances de votre enfant.

Avant chaque départ en colonie de vacances, une question revient chez tous les parents : « Quels papiers faut-il pour la colonie de vacances ? Que ne devons-nous surtout pas oublier ? »

Cette page rassemble, au même endroit, l’essentiel des formalités administratives pour partir en colonie de vacances :

• les documents obligatoires pour les activités sportives (test d’aisance aquatique, certificat médical, autorisations parentales),
• les papiers d’identité et autorisations pour les séjours en France, en Europe et à l’étranger,
• une chronologie et une check-list pour préparer le dossier d’inscription en colonie en toute sérénité.

Association à but non lucratif, ALTIA – Club Aladin organise des colonies de vacances depuis plus de 30 ans, avec une attention permanente à la sécurité physique, morale et affective des enfants. Nos équipes accompagnent les familles à chaque étape : avant le séjour, vous recevez un dossier détaillé et des rappels pour ne rien oublier.

Les documents obligatoires pour les activités et la santé de votre enfant

Certaines formalités administratives pour partir en colonie de vacances sont directement liées aux activités prévues et à la santé de votre enfant. Elles nous permettent d’organiser les séjours en toute sécurité, conformément à la réglementation des accueils collectifs de mineurs.

Le test d’aisance aquatique

Le test d’aisance aquatique est un document indispensable dès que le séjour comprend des activités nautiques ou aquatiques encadrées.

À quoi sert ce test ?
Il atteste que votre enfant est à l’aise dans l’eau et capable d’évoluer sans brassière de sécurité dans un environnement surveillé. C’est une obligation nationale pour les mineurs qui pratiquent certaines activités nautiques en colonie de vacances (voile, canoë-kayak, raft, ski nautique, wakeboard, surf, canyoning, etc.).

Pour quels séjours est-il demandé ?
Le test d’aisance aquatique est requis pour tous nos séjours incluant au moins une activité :

• voile, catamaran, planche à voile,
• canoë, kayak, raft, activités d’eaux vives,
• ski nautique, wakeboard, bouée tractée,
• surf de mer, certaines activités de baignade encadrée en milieu naturel.

Les fiches séjours précisent clairement si ce test est obligatoire.

Où et quand faire passer le test ?

• Le test se déroule en piscine, auprès d’un maître-nageur sauveteur (MNS), le plus souvent dans votre piscine municipale.
• Club Aladin met à votre disposition un modèle d’attestation à télécharger.
• Le maître-nageur remplit, signe et tamponne le document.

Petit plus : si votre enfant dispose déjà d’une attestation d’aisance aquatique récente ou d’une attestation scolaire de savoir-nager, elle peut, selon les cas, remplacer le test spécifique exigé pour la colonie (à vérifier dans les documents que nous vous transmettons).

Conseil pratique : prévoyez ce test 3 à 4 semaines avant le départ. Cela laisse le temps de prendre rendez-vous et d’imprimer une copie de l’attestation pour vos dossiers.

Le certificat médical pour certaines activités sportives

Depuis l’évolution de la réglementation, le certificat médical de non contre-indication au sport n’est plus systématiquement demandé pour toutes les activités. En revanche, il reste obligatoire pour certains sports à contraintes particulières, comme :

• la plongée,
• certains sports aériens (parapente, vol libre…),
• d’autres disciplines encadrées considérées comme plus à risque.

Chez Club Aladin, nous demandons un certificat médical spécifique uniquement lorsque le séjour le nécessite (plongée, parapente, etc.). Cette information est toujours signalée sur la fiche du séjour concerné et rappelée dans votre dossier d’inscription.

À qui s’adresser ?

• Votre médecin traitant ou un médecin du sport peut délivrer ce certificat.
• Il doit préciser l’absence de contre-indication à la pratique de l’activité concernée (par exemple : « plongée subaquatique en loisir », « parapente en baptême »).

Quand le faire établir ?
Idéalement 1 à 2 mois avant le départ, en même temps que la mise à jour des vaccins et la visite de contrôle éventuelle. Conservez l’original dans les papiers de votre enfant et une copie chez vous.

Le document « Autorisations parentales »

Le document « Autorisations parentales » centralise plusieurs accords indispensables pour le bon déroulement du séjour et la sécurité de votre enfant.

En le signant, vous :

• autorisez votre enfant à participer aux activités prévues dans son séjour (y compris certaines sorties ou veillées, si elles sont listées),
• donnez votre accord pour les soins médicaux courants (consultation, délivrance de médicaments sur prescription) et, en cas d’urgence, pour une éventuelle hospitalisation ou une intervention décidée par le médecin,
• indiquez votre choix concernant le droit à l’image (autorisation ou refus d’utiliser les photos de votre enfant dans les supports de l’association, blogs de séjour, etc.).

Ce document vous est transmis avec le dossier d’inscription ou mis à disposition dans votre espace famille. Il fait partie des documents obligatoires de la colonie de vacances : sans lui, nous ne pouvons pas encadrer votre enfant dans des conditions optimales, notamment en cas d’urgence médicale.

Pièces d’identité et autorisations pour les séjours en France et à l’étranger

En plus des documents propres au séjour, certaines pièces d’identité et autorisations de sortie du territoire sont indispensables, surtout lorsque l’enfant quitte la France.

Les exigences varient selon que la colonie se déroule :

• en France,
• dans un pays de l’Union européenne / espace Schengen / Suisse,
• ou hors Europe.

Les fiches séjours Club Aladin précisent toujours les documents à fournir selon la destination.

Carte d’identité, passeport et validité des documents

Pour un séjour en France métropolitaine

• Aucune formalité de sortie du territoire n’est nécessaire.
• La pièce d'identité n'est pas obligatoire pour les séjours en France et nous vous conseillons de ne pas mettre d'original dans la valise de votre enfant.
• Nous vous indiquons ces éléments dans la convocation transport.

Pour un séjour en Europe (UE, espace Schengen, Suisse)

• Une carte nationale d’identité en cours de validité suffit en général pour voyager au sein de l’Union européenne et de l’espace Schengen.
• Dans tous les cas, l’enfant doit voyager avec son propre document d’identité (pas de mention sur le passeport des parents). 

Autorisation de sortie du territoire pour les mineurs

Pour les mineurs résidant habituellement en France, une autorisation de sortie du territoire (AST) est obligatoire dès qu’ils voyagent à l’étranger sans l’un de leurs parents titulaires de l’autorité parentale.

Concrètement :

• l’AST se présente sous la forme du formulaire Cerfa n°15646*01, rempli et signé par le parent autorisant la sortie du territoire,
• elle doit être accompagnée de la photocopie de la pièce d’identité du parent signataire (carte d’identité ou passeport en cours de validité),
• l’enfant voyage alors avec :
  • son document d’identité (carte d’identité ou passeport),
  • l’original de l’AST,
  • la copie de la pièce d’identité du parent signataire, à présenter en cas de contrôle.

Le formulaire est téléchargeable sur le site officiel de l’administration ou via le lien que nous vous indiquons dans votre dossier départ.

Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM)

La Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) est vivement conseillée pour tout séjour en Europe (UE, EEE, Suisse, Royaume-Uni).

Elle est :

• gratuite,
• individuelle et nominative (chaque enfant doit avoir sa propre carte),
• délivrée par votre caisse d’Assurance Maladie (compte Ameli, MSA ou régime équivalent).

Elle atteste des droits de votre enfant à l’Assurance Maladie et facilite la prise en charge des soins nécessaires pendant le séjour, dans les pays qui la reconnaissent.

Quand la demander ?

• Les organismes conseillent de la demander au moins 2 à 3 semaines avant le départ.
• En cas de demande tardive, un certificat provisoire de remplacement, valable quelques mois, peut souvent être téléchargé immédiatement sur votre compte.

Pour certains séjours en Europe, la CEAM fait partie des documents obligatoires de la colonie de vacances : cette mention apparaît alors noir sur blanc sur la fiche séjour et votre convocation.

Comment bien anticiper vos démarches administratives

Pour préparer tranquillement les formalités administratives colonie de vacances, voici un repère de planning (à adapter selon votre situation).

3 mois avant le départ (voire plus tôt)

• Vérifier la validité de la carte d’identité ou du passeport de votre enfant.
• Le cas échéant, déposer une demande de passeport / CNI en mairie (les délais peuvent être longs selon la période).

1 à 2 mois avant le départ

• Prendre rendez-vous chez le médecin si un certificat médical est nécessaire.
• Vérifier les vaccins et traitements réguliers.
• Commencer à remplir la fiche sanitaire de liaison et le dossier d’inscription Club Aladin.

3 à 4 semaines avant le départ

• Faire passer le test d’aisance aquatique en piscine, si le séjour le demande.
• Demander la Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) pour les séjours en Europe.
• Finaliser et renvoyer les autorisations parentales signées.

1 à 2 semaines avant le départ

• Remplir et imprimer l’autorisation de sortie du territoire (AST) si votre enfant part à l’étranger sans parent.
• Rassembler tous les papiers dans une pochette clairement identifiée au nom de l’enfant.
• Faire une copie (papier ou numérique) de chaque document important (CNI, passeport, CEAM, certificats…).

Une check-list pour vos documents « colo » (à adapter selon le séjour de votre enfant) :

• Dossier Club Aladin
  • [ ] Dossier d’inscription complété
  • [ ] Fiche sanitaire de liaison remplie et signée
  • [ ] Document « Autorisations parentales » signé
• Santé et activités
  • [ ] Test d’aisance aquatique (si activités nautiques)
  • [ ] Certificat médical pour les activités sportives concernées (plongée, parapente, etc., le cas échéant)
• Identité et voyage
  • [ ] Carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité
  • [ ] Autorisation de sortie du territoire (AST) + copie de la pièce d’identité du parent signataire (pour un départ à l’étranger sans parent)
  • [ ] Carte Européenne d’Assurance Maladie (pour les séjours en Europe)
• Copies de sécurité
  • [ ] Photocopies des principaux documents conservées à la maison
  • [ ] Photos/scan des documents stockés de manière sécurisée (espace numérique, coffre-fort numérique, etc.)

Important : chaque fiche séjour Club Aladin précise les formalités spécifiques. N’hésitez pas à vous y référer, ainsi qu’à la rubrique « Préparer son séjour » du site.

Club Aladin, un organisme qui vous accompagne dans vos formalités

Notre équipe inscriptions est disponible pour :

• vous aider à vérifier les documents obligatoires pour la colonie,
• répondre à vos questions sur les formalités administratives pour un séjour en Europe ou hors Europe,
• vous orienter vers les bons interlocuteurs (mairie, assurance maladie, etc.).

FAQ – Formalités administratives colonie de vacances

Quels papiers sont obligatoires pour une colonie de vacances en France ?

Pour un séjour en France, les documents de base sont :

• le dossier d’inscription complété,
• la fiche sanitaire de liaison,
• le document « Autorisations parentales » signé,
• le cas échéant, le test d’aisance aquatique et/ou un certificat médical selon les activités.

Une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) peut être exigée selon le mode de transport ; l’information figure sur votre convocation.

Mon enfant doit-il avoir un passeport pour partir en Europe ?

Pour la plupart des pays de l’Union européenne et de l’espace Schengen, une carte nationale d’identité en cours de validité suffit. Cependant, certains séjours peuvent nécessiter un passeport (selon la destination ou les conditions d’entrée du pays). Dans ce cas, cette obligation est clairement mentionnée sur la fiche séjour.

En cas de doute, Club Aladin vous indiquera les textes de référence officiels à consulter.

Où faire passer le test d’aisance aquatique ?

Le test d’aisance aquatique se passe en piscine, auprès d’un maître-nageur sauveteur (piscine municipale ou club nautique). Vous téléchargez l’attestation fournie par Club Aladin, le maître-nageur la remplit, la signe et la tamponne.

Pensez à prendre rendez-vous plusieurs semaines avant le départ.

Comment obtenir la Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) pour mon enfant ?

Vous demandez la CEAM directement auprès de votre caisse d’Assurance Maladie (compte Ameli, application mobile, téléphone ou accueil physique selon les régimes). La carte est gratuite et individuelle : chaque membre de la famille, y compris les enfants, doit avoir la sienne. Il est recommandé de faire la demande quelques semaines avant le départ.

Que se passe-t-il si un document manque le jour du départ ?

Si un document administratif indispensable manque (autorisation de sortie du territoire, pièce d’identité, test d’aisance aquatique pour un séjour nautique, certificat médical obligatoire…), nous devons respecter la réglementation :

• certaines activités pourront être refusées à votre enfant (par exemple une activité nautique sans test d’aisance),
• dans le cas d’un séjour à l’étranger, l’enfant ne pourra pas prendre le départ si les documents d’identité et d’autorisation ne sont pas conformes.

Dans tous les cas, nous privilégions le dialogue : notre service inscriptions et les équipes d’animation vous contactent en amont pour vérifier le dossier et éviter au maximum ces situations.

Cette page a vocation à vous guider, mais les règles peuvent évoluer et certaines situations particulières (nationalité de l’enfant, pays de destination, santé) demandent un conseil spécifique. N’hésitez jamais à nous appeler : chez Club Aladin, préparer le départ en colo fait pleinement partie de l’accompagnement des familles.